Au moment de préparer une présentation, il est facile de se laisser distraire et absorber par notre outil de production : Keynote, PowerPoint… Or, il est vital de prendre le temps de préparer et structurer une présentation soigneusement, plutôt que de plonger tête baissée dans l’outil. Ainsi, le temps de préparation devrait prendre une place prépondérante dans l’élaboration de votre message.
Pourtant, si vous devriez effectivement bannir votre logiciel de présentation comme support premier à la préparation, rejeter complètement l’ordinateur est, à mon humble avis, une erreur à ne pas commettre.
Je vous invite à découvrir ci-dessous 3 raisons de vous éloigner de votre ordinateur au moment de préparer votre présentation… et une bonne raison quand même de le conserver à proximité :
Pourquoi vous devriez vous éloigner de votre ordinateur…
1. Vos meilleures idées ne sortiront pas de votre ordinateur
Nous ne savons pas d’où proviennent nos idées. En revanche, nous savons que nous ne les tirons pas de nos ordinateurs.
– John Cleese
Essayez de vous rappeler les fois où vous avez eu une idée de génie. Vous rappelez-vous avoir été devant votre écran au moment du fameux déclic ? Il y a de grandes chances que non. D’habitude nos meilleures idées arrivent au moment où nous nous y attendons le moins : lorsqu’on est sous la douche, dans le métro, en train de marcher dans le parc, à l’occasion d’une discussion… Il est donc clair que se planter devant l’ordinateur ne risque pas de provoquer un foisonnement d’idées miracles !
2. Les modèles de présentations par défaut sont (souvent) merdiques
Si Microsoft a fait des efforts avec la dernière version de PowerPoint, force est de constater que les modèles par défaut ne sont pas hyper emballants :
- La plupart des modèles sont construits sur base d’une structure de listes à puces,
- Ils sont assez rigides et ne permettent pas de faire face à tous les cas de figures,
- Etant donné qu’ils ne sont pas réalisés sur mesure pour VOTRE présentation, ils ne permettront pas de mettre en valeur efficacement votre message.
Je reconnais qu’ils peuvent, à tout le moins, constituer une base pour les personnes qui se sentent mal à l’aise dans l’élaboration de design. Mais dans la majorité des cas, ces modèles ne feront que vous enfermer dans un carcan, étouffant par là même votre créativité. Et, croyez-moi, de la créativité vous en avez… même si vous l’ignorez encore !
3. Vous risquez de perdre votre temps
En plus d’être terriblement limités et étouffés par la structure rigide des modèles par défaut, vous risquez de perdre un temps considérable à élaborer votre message directement dans le logiciel de présentation. Je peux vous dire qu’à une époque, j’en ai fais les frais ! Sans avoir une structure préalablement établie, vous allez tenter de goupiller des éléments sans avoir en tête le sens que vous souhaitez leur donner. Or, si ces éléments ne sont pas clairs dans votre esprit, il y a de fortes chances pour qu’ils ne le soient pas dans l’esprit de votre public !
Même si ça peut vous sembler une contrainte, ne comptez pas sur votre logiciel pour structurer votre message. Si votre structure est bien préparée en amont, vous gagnerez un temps non négligeable au moment de la transposer en version numérique. Ce qui ne veut pas dire que vous ne pourrez plus, à ce moment là, encore la modifier ou l’améliorer. Mais au moins la base sera là, le gros du travail sera réalisé !
… et pourquoi l’ordinateur reste tout de même indispensable
Avec tout ça, je suis sûr que vous êtes à présent convaincu de l’inutilité de votre ordinateur dans la phase de préparation. Pourtant, il y a un cas de figure dans lequel il peut s’avérer un allié précieux : au moment de rechercher et collecter de l’information !
En effet, pour structurer votre message, vous aurez inévitablement besoin d’un contenu à représenter. Et ce contenu, à moins que vous n’en soyez déjà imprégné, il vous faudra bien aller le chercher quelque part. À l’heure où les sources d’informations abondent – souvent gratuitement – sur Internet, il serait dommage de vous priver de ce moyen facile et efficace. Mais seulement pour cette étape là ! Une fois votre contenu collecté, prenez soin de refermer la machine.
Comment préparer et structurer une présentation ou une publication : la méthode GPS en 3 étapes
Afin de rendre votre message clair et cohérent pour votre public, il vous faudra, dans un premier temps, définir l’objectif principal de votre présentation :
- Quel est le but que vous aimeriez atteindre ?
- Que souhaitez-vous que votre auditoire soit capable / en mesure de réaliser ?
- Quel est l’appel à l’action que vous voulez leur adresser ?
Une fois cet objectif en tête, vous pouvez commencer à collecter, générer et structurer vos idées. Pour réussir cette phase préliminaire de manière simple et efficace, je vous propose de découvrir la méthode GPS. Elle se compose de 3 étapes, pas forcément linéaires :
1. Générez des idées
Lorsque vous aurez clairement défini l’objectif à atteindre avec votre présentation, vous aurez déjà les idées plus claires sur les étapes à mettre en place. À ce stade, le but est de laisser venir le maximum d’idées, d’éléments qui pourraient s’intégrer dans votre présentation, peut importe leur pertinence ou leur cohérence : mots-clés, phrases-clés, idées de structure, des images qui vous viennent en tête… Notez-les, dessinez-les, mais ne les perdez surtout pas de vue. Vous ferez le tri plus tard !
Pour ma part, durant cette phase, j’aime quitter mon bureau, marcher dans le parc qui se trouve à 5 minutes, éventuellement aller boire un verre. J’emporte avec moi mon cahier de notes, un jeu de crayons et de feutres, et aussi quand même mon ordinateur portable (mais seulement pour l’étape 2 !). En effet, pour ma part, je ne réalise pas les étapes 1 et 2 de manière séquentielle, mais de manière parallèle.
Notez que cette phase de brainstorming peut évidemment s’appliquer pour préparer une réunion ou une formation, ce qui est le plus souvent mon cas. Et si vous n’avez pas la chance de pouvoir vous balader dans un parc à proximité de votre lieu de travail, ou de sortir boire un verre au bar du coin de la rue, essayez autant que possible de vous mettre dans les meilleures conditions pour faire émerger vos idées : évitez votre bureau, trouvez un endroit calme, qui vous inspire… et coupez toute distraction (comme votre téléphone mobile, par exemple).
2. Préparez votre contenu et votre fil conducteur
Il s’agit ici de rechercher et collecter toutes les informations qui seront nécessaires à l’élaboration de votre message. Personnellement, le moyen le plus simple et efficace que je connaisse est de réaliser une recherche sur Internet. Outre Google, il existe certainement de nombreuses ressources, appropriées à votre domaine d’activité, où vous pourrez trouver les éléments dont vous avez besoin : données, chiffres, statistiques…
Cette phase fera sans doute émerger de nouvelles idées et alimentera votre réflexion de la phase 1. C’est pour cette raison que je préfère travailler de manière parallèle à ce stade : le brainstorming me pousse à trouver des infos complémentaires, et ma recherche/collecte d’infos fait émerger de nouvelles idées. Au fur et à mesure de votre progression, vous vous rendrez compte que le sens et la structure de votre présentation – le fil conducteur – vont tout doucement se mettre en place.
3. Structurez votre plan
Maintenant que votre contenu est défini et que vous avez réuni toutes vos idées, vient le moment de sélectionner les idées et infos les plus pertinentes. Et de les agencer en un tout cohérent. Pas de baguette magique à ce niveau : tout dépend de la durée de votre intervention et des besoins et attentes de votre audience.
Ce que je peux toutefois vous conseiller, c’est d’aller à l’essentiel et de vous focaliser sur les éléments principaux à mettre en avant. Prenez exemple sur Apple : leurs conférences peuvent parfois durer 1h30, mais le nombre de sujets abordés se limite souvent à trois éléments-clés… voire parfois 4 (le fameux « One More Thing »). Une fois arrivé à ce stade, j’aime bien utiliser le mindmapping pour structurer ma pensée. Cette méthode m’aide notamment à visualiser le plan de la présentation (ou de la formation) et à couper court là où ce n’est pas nécessaire.
Un flux en perpétuelle évolution… et pas forcément séquentiel !
Je le disais un peu plus haut : ces trois phases ne sont pas nécessairement séquentielles, mais parallèles. La première renforce la seconde, qui renforce la troisième, et influence à nouveau la première, etc. N’essayez donc pas de cadrer absolument de manière stricte ces différentes étapes. Je vous invite plutôt à les considérer comme un flux qui s’alimente de manière globale, au fur et à mesure que vous générez des idées et collectez vos informations.
Si vous en avez l’occasion, je vous encourage vivement à partager le fruit de vos réflexions avec quelqu’un de votre entourage : un collègue, un ami… Vous constaterez peut-être que le fait d’en parler fera émerger en vous de nouvelles idées, tout en bénéficiant du feedback direct de votre interlocuteur.
Je préfère préciser aussi qu’il ne s’agit pas d’une méthode universelle. Par exemple, pour la phase de brainstorming, certains préféreront écouter du métal à fond la caisse, d’autres se sentiront plus à l’aise avec les Quatre Saisons de Vivaldi, d’autres encore auront besoin du silence le plus absolu. Sentez-vous donc totalement libre de l’adapter à votre sauce, en fonction de vos besoins et envies.
